安裝集團電話設備，為企業中每一名員工安排一部分機，外線打入由前臺（或電腦話務員） 進行信息處理，這樣在節約費用的同時，對于外線打入者也會以最快的速度與要聯系的人聯系上。
　　 分機可以打內線(分機) 和外線、分機間可以無限制轉接、外線轉接音樂等待、代接內線或外線、秘書征詢轉接、任意定義值班分機、自動選擇空閑外線或指定外線出局、外線呼入可分組響鈴、免打憂功能、強插監聽外線或內線、電話會議（三方或五方）、呼叫離位轉移、長途和特殊信息臺限制撥打、可自定義分機號碼、電腦語音問候（國產機一般內置于主機、進口機需要單獨配置）。
　　 如沒有安裝集團電話，這樣您很可能失掉了一次在第一時間與您客戶聯系的機會；這項工作交給集團電話來處理，在分機占線或無人接聽時集團電話會按您的需要把電話轉到另一處分機。
　　 如您安裝了語音信箱設備，會把此電話轉到您自已的信箱中讓客戶留言。
　　 多種情況下您對直線電話的管理只能憑借您員工的自覺性， 話費管理也是集團電話的一大功能：它會按您的安排為每一分機安排一個密碼，如果您離開座席，不知道密碼的人無法使用您的分機。安裝計費功能后，您也可對電話費用管理提出您新的看法來。計費系統會告訴您哪一位員工所打的電話費用最多或最少，打出的電話號碼及總費用。 
　 1、充分利用外線：數條或多條外線可以分配給數十、上百個辦公室（或個人）使用； 
　 2、自由轉接電話：外線電話打進來可通過分機轉接，而不用跑來跑去接電話或來回找人接電話； 
　 3、控制電話費用：可根據需要，限制各部分機撥打國際、國內長話、市話或只能打內部電話； 
　 4、過濾無用電話：經理可先讓秘書接聽、過濾電話，經理只聽需要的電話； 
　 5、控制私人電話：可設計通話限時或強插監聽，約束私人電話；等等。